Banda ultra larga, servizi online e open data: oltre un milione di investimenti in Bassa Romagna

Banda ultra larga, servizi online ai cittadini e alle imprese, connettività, open data: l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna ha investito e continua a investire nelle ICT (dall’inglese Information and communications technology, ovvero tecnologie dell'informazione e della comunicazione). Questa strategia, a vantaggio dello sviluppo tecnologico del territorio, è frutto di un lungo e meticoloso lavoro di ottimizzazione e informatizzazione dei servizi interni dell’Unione, che ha permesso di liberare risorse e competenze derivanti dalle economie di scala messe in atto negli anni. Così l’Unione, attraverso il Servizio Informatica e i suoi partner, è in grado di fornire opportunità maggiori alle aziende e ai cittadini. A 8 anni dall’avviamento del percorso di unificazione dei servizi, viene tracciato un bilancio di quanto fatto, in un’ottica di ulteriore implementazione e sviluppo.

“Le linee di indirizzo dello sviluppo telematico, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) e delle e-government, che costituiscono l’Agenda digitale del'Unione dei Comuni della Bassa Romagna - ha dichiarato il presidente dell'Unione dei Comuni della Bassa Romagna, Luca Piovacari - cioè gli interventi realizzati, i progetti e le risorse che l'Unione intende promuovere per rendere il nostro territorio sempre più digitale nascono dalla precisa volontà di rendere questo territorio più competitivo”. La funzione informatica è stata formalmente conferita dai nove Comuni all'Unione il 1 luglio 2010, a coronamento di un processo di gestione associata iniziato nel 2008. Dal 2010 sono stati investiti nelle ICT oltre 1 milione di euro (per citare i capitoli di spesa più incisivi: 300mila euro investiti per la banda ultra larga, 450mila euro per l’efficientamento e l’omogeneizzazione delle strutture interne, 280mila euro per la videosorveglianza).

Il progressivo rinnovo delle infrastrutture ha introdotto servizi innovativi sul fronte interno, come testimonia la quasi totale dematerializzazione dei procedimenti interni, oltre che l'introduzione di un potente sistema di controllo di gestione, irrealizzabile in un contesto applicativo eterogeneo; allo stesso modo ha consentito di innovare i servizi offerti all'esterno, quali la produzione dei servizi online a disposizione di cittadini e imprese, la pubblicazione di open data, ma anche l'infrastrutturazione in banda ultra larga delle aree produttive e la realizzazione di servizi pubblici di connettività Wi-Fi. Attualmente sono già 18,5 i km di fibra ottica posati sul territorio da Lepida, per un totale di 11 aree artigianali, distribuite in tutti e nove i comuni; l’investimento ad oggi è stato di 300mila euro. Sempre a capo dell’Ufficio Informatica è anche la progettazione, la gestione e il successivo sviluppo del sistema di videosorveglianza unificato e integrato per tutti i nove Comuni dell'Unione, che ad oggi conta più di 200 punti di ripresa in tutto il territorio, controllabili centralmente dalla centrale operativa del Comando di Polizia municipale. Per il 2016 sono già stati pianificati 240mila euro per implementare ulteriormente il sistema.

“In questi anni abbiamo certamente parlato di crisi e meno della rivoluzione digitale in atto - ha sottolineato il sindaco referente Nicola Pasi - L'obiettivo è portare la Bassa Romagna nell'era digitale. Un investimento che non inizia oggi, ma che oggi riusciamo a condividere ad esempio avvicinando alla banda larga 1000 imprese”.  “Appartenere a una organizzazione orientata all'innovazione e di una certa dimensione ha consentito anche di avere maggior peso interlocutorio nei confronti dei soggetti istituzionalmente più elevati, in primo luogo la Regione - ha proseguito Nicola Pasi -, con conseguente intercettazione di maggiori fondi per lo sviluppo delle ICT, e la presenza nei progetti di innovazione tecnologica di livello regionale e nazionale”. Ad oggi la gestione delle ICT nella Bassa Romagna è punto di riferimento per molte Amministrazioni, che stanno intraprendendo il medesimo percorso. La caratteristica più qualificante del processo è la sua autosostenibilità in termini economici: gli investimenti effettuati hanno comportato da un lato l'aumento dei servizi informativi disponibili e della loro qualità, e dall'altro una progressiva economicità gestionale che li ha ripagati nel tempo.

Ne è esempio significativo la gestione dei servizi telefonici. La possibilità di poter usufruire di connettività in fibra ottica tra le diverse sedi delle Amministrazioni, includendo tra queste anche le sedi scolastiche, ha indotto la scelta tecnologica, e i conseguenti investimenti iniziali, di veicolare anche i servizi telefonici su tali canali; oltre che a introdurre un accentramento gestionale, sia tecnico, sia amministrativo, in capo al Settore innovazione tecnologica dell'Unione, tale scelta ha portato a considerevoli risparmi strutturali in termini di costi telefonici di oltre 100mila euro all'anno (dati 2015 confrontati al 2013), che ha reso molto breve il tempo di ritorno degli investimenti sostenuti. È in fase di sviluppo anche un progetto per razionalizzare fotocopiatori e periferiche di stampa.

Al momento, il Servizio Informatica dell'Unione conta lo stesso numero di dipendenti che erano in servizio a tempo pieno nei Comuni per attività informatiche prima dell'avvio della gestione associata. Va però evidenziato che in precedenza in ogni Comune erano presenti anche ulteriori figure che dedicavano quota parte del proprio tempo lavorativo nella gestione delle infrastrutture ICT, che avveniva normalmente con il ricorso a consulenti o aziende esterne: si evince quindi che il puro costo del personale si è fisiologicamente ridotto con la gestione associata.

Alla riduzione del personale, che si è così riunito in un’unica unità organizzativa, si sono affiancati altri tipi di benefici: la riorganizzazione ha offerto la possibilità al personale di accrescere e specializzare le proprie competenze tecniche, risultato difficilmente ottenibile in organizzazioni più piccole. La diversificazione e l'ampliamento delle competenze ha consentito di estendere lo spettro dei servizi forniti; in particolare, si è potuto agire sul piano organizzativo per la gestione delle attività ordinarie, ovvero su tutto ciò che rappresenta la quotidianità, per ottenerne l'efficientamento. In questo modo si è potuto mettere in campo anche risorse per la gestione di progetti di sviluppo.

Le prime innovazioni hanno riguardato le infrastrutture hardware e software; è stato infatti condotto un percorso di consolidamento delle infrastrutture server, di rete, di protezione e di sicurezza; si è poi perseguito un accentramento totale dei software gestionali, che ha comportato una riduzione delle sole spese vive di manutenzione di circa il 30%; ciò ha indotto un circolo virtuoso, dando possibilità all'Amministrazione di ricavare risorse per poter effettuare investimenti per il rinnovo e il potenziamento del sistema informativo; anche la scelta di adottare i formati standard “Open” per i documenti interni ha permesso nuovi risparmi, svincolando gli enti dall’acquisto di prodotti a pagamento.

“In origine ci si è trovati di fronte a situazioni tecnologiche e organizzative estremamente eterogenee - spiega Marco Mondini, dirigente del Settore Innovazione Tecnologica dell’Unione -. Tale contesto è stato oggetto di una razionalizzazione che ha comportato scelte e investimenti sia da un punto di vista tecnico, sia organizzativo, di cui va sottolineata la complessità per via della mancanza di precedenti esperienze analoghe in ambito nazionale. In questi anni si è assistito infatti a un progressivo potenziamento delle infrastrutture tecnologiche, a una digitalizzazione sempre più spinta dei processi interni all'Unione e ai singoli Comuni e, conseguentemente, a maggiori possibilità in termini di servizi offerti all'esterno”.